Ai la birou vreun coleg foarte bine organizat, care își termină taskurile zilnice înainte de încheierea programului de lucru și al cărui birou este ordonat? Astfel de persoane sunt mai rare decât crezi, însă vestea bună este că nu se nasc așa. Organizarea la locul de muncă este un proces care se învață și care necesită efort, timp și obiceiuri bune.
Dacă și tu ai probleme cu organizarea, citește în continuare, iar programul tău de lucru îți va părea în curând mult mai lejer.
Evită multitaskingul
Poate părea de necrezut, însă obții mai puțin atunci când încerci să faci mai multe lucruri în același timp. În primul rând, atenția ta este împărțită în cel puțin două locuri, deci nu te concentrezi 100% asupra sarcinii din fața ta.
În al doilea rând, îți va lua mai mult timp să finalizezi ambele sarcini de lucru în același timp decât dacă dedici un timp fix pentru fiecare în parte.
Fii la zi cu inboxul
Atunci când lucrezi, poate fi ușor să îți neglijezi căsuța poștală. Evită să amâni la infinit, până ajunge să fie prea târziu. Este indicat să creezi fișiere pentru diverse proiecte la care lucrezi, pentru ca atunci când îți citești e-mailurile să știi unde merge fiecare.
De asemenea, îți poți sorta e-mailul după importanță. De exemplu, poți crea un fișier pentru e-mailuri urgente cărora trebuie să le răspunzi imediat. Următorul fișier este cel al e-mailurilor care pot fi amânate până la finalizarea sarcinilor importante ale zilei. Restul mesajelor pot fi delegate pentru ziua următoare, în special dacă ai programul încărcat.
Lasă-ți câteva minute la începutul programului, la prânz și la finalul zilei, pentru a șterge e-mailurile care nu îți mai sunt utile.
Fă-ți un plan săptămânal
Organizarea la locul de muncă poate începe și de la stabilirea unui plan săptămânal. La finalul săptămânii de lucru lasă-ți 15 minute (sau mai mult, dacă este necesar) pentru a-ți planifica săptămâna următoare. Nu trebuie să fii extrem de specific. Lasă-ți cel mult trei sarcini majore în fiecare zi, restul timpului fiind consumat cu e-mailuri, ședințe și alte sarcini rapide.
În plus, în fiecare zi de lucru stabilește-ți o listă de activități pe care dorești să le realizezi. De exemplu, dacă trebuie să lucrezi la buget lunea, stabilește mici sarcini pentru a finaliza mai ușor acest lucru. O astfel de viziune te va ajuta ca ziua să pară mai accesibilă – știi deja ce ai de făcut, iar taskurile mai mici te ajută să îți atingi obiectivul zilei.
Poți chiar folosi liste sau aplicații dedicate pentru a colora anumite taskuri în funcție de prioritate sau de proiectul la care lucrezi.
Ia pauze
Poate fi obositor să fii organizat. Pentru a-ți menține energia la nivel ridicat, planifică în fiecare zi pauze regulate. În acest timp poți face o scurtă plimbare, poți bea un pahar de apă sau poți lua o gustare. De asemenea, pauzele te vor ajuta să îți reîncarci bateriile între sarcinile dificile ale zilei. Chiar și cinci sau zece minute departe de birou te vor ajuta să te concentrezi mai ușor ceva mai târziu.
Pune-ți telefonul pe silent
Atunci când lucrezi la un task important care necesită toată concentrarea, atenția îți va fi distrată dacă telefonul sună sau vibrează la fiecare cinci minute. Lasă știrile pe mai târziu, iar pentru apelurile urgente stabilește un profil special de apelare. Pentru a lucra mai eficient, poți chiar pune telefonul departe de birou, de exemplu, într-un sertar.
Lasă-ți cinci minute pe zi pentru organizare
Înainte de a te apuca de muncă, organizează-ți biroul. Asigură-te că ai la îndemână documentele necesare, pixuri, agenda etc.
După ce te-ai asigurat că toate sunt la locul lor, vei putea să îți începi ziua de lucru. Astfel, te vei simți mai bine și mai motivat să fii organizat și în sarcinile zilei.
La finalul zilei ar trebui să repeți acest obicei. Aruncă post-it-urile de care nu mai ai nevoie, pune agrafele de birou la loc etc.
👉 Dacă ești în căutarea unui loc de muncă, OLX te ajută să îl găsești pe cel potrivit pentru tine. Descoperă aici sute de joburi la care poți aplica simplu și rapid, astfel încât din candidat să devii proaspăt angajat.
Folosește un browser doar pentru muncă
Una dintre cele mai simple modalități de a fi organizat este să eviți lucrurile care îți distrag atenția online. De câte ori nu ai căutat un anumit articol pentru un proiect la care lucrezi, iar atenția ți-a fost atrasă de o fotografie sau activitatea pe social media? După 30 de minute realizezi că ai pierdut timpul care putea fi productiv.
Indiferent de browserul folosit, asigură-te că te ajută să eviți lucrurile care îți distrag atenția. Interesează-te ce setări, filtre și aplicații conexe poți folosi pentru a evita să fii întrerupt. Evită să intri pe rețelele sociale; dacă folosești un browser doar pentru muncă, va trebui să introduci din nou datele de logare, deci vei avea câteva secunde la dispoziție să îți dai seama că poate ar trebui să revii la ce lucrezi.
După finalizarea sarcinii importante la care lucrezi, poți reveni în browserul pentru distracție, pentru o binemeritată pauză.
Stabilește-ți o rutină
Atunci când ai o rutină zilnică, există o probabilitate mai mare să îți formezi noi obiceiuri care te vor ajuta să îți bifezi activitățile zilnice mai repede.
De asemenea, rutina devine un automatism pe măsură ce o respecți mai mult timp. În plus, te ajută să îți realizezi obiectivele în mod eficient, deoarece acum știi care sunt pașii necesari pentru a le atinge.
Mai mult, dacă îți fixezi anumite ore pentru anumite sarcini, îți va fi mai ușor să revii la ceea ce făceai în cazul în care apar întreruperi.
Folosește un timer
Dacă folosești un timer pentru a vedea cât timp dedici fiecărei sarcini, vei înțelege mai bine cum să te organizezi.
Poți folosi tehnica pomodoro, folosind timerul telefonului sau o aplicație dedicată pentru a vedea cum îți aloci timpul. La sfârșitul săptămânii, reflectează asupra modului în care ți-ai folosit timpul și cât de productiv ai fost.
De exemplu, poți limita timpul dedicat citirii e-mailurilor dacă vezi că acestea îți afectează modul de realizare a unor sarcini prioritare.
O bună organizare nu este o calitate înnăscută, ci se învață. Urmează recomandările din articol, iar în scurt timp biroul tău va fi mai ordonat, îți vei bifa sarcinile zilnice mai repede și vei scăpa de stresul multitaskingului.
Sursa foto: Shutterstock