Munca la birou: 5 trucuri pentru a-ți organiza mai bine timpul

Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas

Există o întreagă filozofie despre timp, plus rafturi întregi pline cu tratate și analize. Timpul este considerat o resursă esențială, tocmai pentru că este finită și nu poate fi recuperată, iar gestionarea corectă și eficientă rămâne singura alternativă. 

Merită spus că una dintre cauzele principale ale stresului și anxietății omului modern este provocată tocmai de administrarea defectuoasă a timpului la locul de munca. Evenimente neașteptate (aglomerația, evaluarea incorectă a timpului necesar pentru o anumită activitate care, în loc de o oră, durează trei, și multe altele asemenea) și inabilitatea de a-l gestiona corect ne fac să pierdem timp. Partea bună este că există modalități prin care pot fi recuperate orele risipite, printr-o organizare bună, voință și câteva strategii care funcționează. 

O analiză onestă  

Pentru a trata este necesar un diagnostic corect. Astfel, primul pas este acela de a face o analiză onestă a modului în care îți gestionezi timpul la birou, pentru că doar așa poți deveni mai eficient. Un audit personal ar trebui să urmărească: 

• care este diferența dintre ceea ce ți-ai propus să realizezi și ceea ce ai reușit efectiv să faci; 
• unde, de ce și cu ce pierzi timp și care sunt resorturile interioare care te determină să faci asta (ia în calcul discuțiile neproductive, lipsa de concentrare, minutele petrecute nefăcând nimic sau blocajele într-o acțiune care nu progresează, precum și timpul pierdut pe internet și rețele sociale); 
• raportul dintre beneficii și profit și timpul alocat respectivei activități, pentru că timpul înseamnă bani; 
• care sunt momentele și activitățile cu maxima productivitate. 

O astfel de analiză trebuie făcută pentru mai multe zile, pentru a descoperi un tipar caracteristic și vei identifica când și în ce context îți gestionezi eficient timpul și unde acesta îți scapă printre degete. 

Fă-ți un program

În teorie este simplu să faci un program și un plan al activităților profesionale. Dificilă este respectarea acestuia. Pentru a fi cu adevărat eficient, ia în calcul aceste detalii: 

1. Trucul genial este ca ultimul lucru pe care îl faci, la serviciu, să fie stabilirea programului și a obiectivelor esențiale pentru ziua următoare. Este calea cea mai bună pentru a ști exact ce ai de făcut și, totodată, o modalitate simplă care te va mobiliza. 
2. „Ceea ce este important este rareori urgent, iar ceea ce este urgent este rareori important” – butada aparține lui Dwight Eisenhower, general în armata Statelor Unite în timpul celui de-al Doilea Război Mondial şi cel de al 34-lea preşedinte, tot el fiind cel care a dat nume unui plan de gestionare corectă a sarcinilor, inclusiv a celor pe care le avem la birou. Matricea Eisenhower a împărțit lucrurile în patru categorii: 

• urgent și important – adică tot ceea ce nu mai poate fi amânat și trebuie rezolvat sau clarificat; 
• important, fără să fie urgent – categorie în care intră tot ceea ce trebuie planificat pentru a fi rezolvat; 
• urgent, dar neimportant – de regulă, acestea sunt mesajele, sarcinile și activităţile care trebuie delegate altora sau care pot fi rapid și ușor finalizate; 
• nici urgente, nici importante – adică tot ceea ce trebuie ignorat și tot ceea ce te face să pierzi timp.

1. Rezervă-ți ora în care productivitatea este la cel mai redus nivel pentru a răspunde la mesaje, comunicare, pauza de prânz și alte treburi simple și ușor de realizat.   
2. Folosește sistemele de planificare care îți sunt cele mai familiare. Calendarele și planificatoarele online, cu sau fără alerte programate sau clasica agendă. Este o pierdere de vreme să utilizezi calendare virtuale, dacă nu știi cum funcționează acestea.
3. Bifează fiecare punct îndeplinit și, dacă este cazul, stabilește detalii pentru ziua următoare (întâlniri, rezolvarea feedback-ului, analize ulterioare și așa mai departe). 

Concentrează-te doar pe ceea ce faci

Este unanim acceptată opina că aceasta este cea mai bună metodă prin care vei obține o eficientizare maximă a randamentului pe care îl ai pentru realizarea unei activități, raportat la timpul consumat până la finalizare. Totodată, este și cel mai dificil de urmat sfat. 

Acest truc are legătură directă cu programul pe care ți-l stabilești. O bună organizare va evita suprapunerea de sarcini, te va ajuta să rămâi concentrat doar pe ceea ce faci. Alte dezavantaje ale multitaskingului sunt riscul ridicat de a face erori, întârzieri, omiterea unor aspecte importante și o productivitate scăzută. Statistica arată că sarcinile multiple provoacă pierderea a 15% din timpul de lucru al lucratorilor, indiferent de domeniul de activitate. 

Pot fi asociate și rezolvate concomitent sarcinile ușoare, cele repetitive și cele care țin de rutina unei activități la birou. Cu siguranță, un proiect sau un raport cu multe detalii nu va putea fi realizat concomitent cu întocmirea unui planificator, dar vei putea răspunde unui e-mail în timp ce vorbești la telefon. 

Citește și: Esti un bun organizator? Iata profesiile care ti se potrivesc

Stabilește-ți termene

Programul zilnic trebuie stabilit în funcție de priorități, dar la fel de important este să-ți impui un  buget de timp care urmează să fie alocat fiecărei activități în parte. 

Trucurile cele mai bune care te vor ajuta să-ți respecți programul și contribuie la buna gestionare a timpului dedicat muncii la birou sunt: 

• stabilește termenele în funcție de ritmul tău de lucru, dar ia în calcul deadline-ul pe care îl are fiecare lucrare în parte; 
• lasă o marjă de timp pentru fiecare activitate pe care să o poți utiliza dacă este necesar; 
• în funcție de timpul necesar pentru a finaliza o sarcină, modifică sau adaptează ordinea priorităților, dar ia în calcul importanța și complexitatea activității pe care trebuie să o îndeplinești; 
• nu lăsa treburile pe ultima sută de metri – ideea că lucrezi bine, eficient și cu randament maxim când ești sub presiunea termenului limită este un mit!  

Fă pauze

Creierul unui adult care are competențe ridicate într-un anumit domeniu nu poate sta concentrat mai mult de 60-90 de minute. După acest interval, capacitatea de concentrare scade brusc, pentru că acest hard disk viu și super performant se plictisește. 

Pauzele sunt resursa secretă a randamentului ridicat și pot să fie de doar câteva minute sau mai lungi. Gestul simplu de a te ridica de la birou pentru a-ți lua un pahar cu apă sau o ceașcă de cafea sau a privi pe fereastră câteva minute poate fi suficient pentru o nouă repriză de concentrare intensă asupra activității, cu un boost de randament și creativitate. La fel de importantă este și pauza de masă, obligatoriu departe de birou, de fișiere, documente și calculator. 

Pentru a profita de pe urma beneficiilor pe care le aduc pauzele este important să reziști tentației rețelelor sociale, navigării pe web, mesajelor sau altor activități lipsite de valoare și importanță, dar mari consumatoare de timp. Și pentru a putea face asta, fii proactiv. Blochează notificările și apelurile telefonice și transferă toată activitatea socială într-un alt interval al zilei.

Regulile de aur  

Ia în calcul și regulile următoare pe care să le aplici atunci când apare contextul potrivit. Respectate, acestea te pot ajuta să gestionezi mai bine timpul, să ai o productivitate mai bună, să limitezi sentimentul frustrant pe care îl provoacă conștientizarea faptului că ai pierdut minte și ore degeaba și, la modul general, să profiți la maximum de fiecare moment din cea mai prețioasă resursă: 

• Învață să spui „nu”, „nu pot”, „nu știu”. A nu putea ori a refuza o activitate nu este un semn de slăbiciune, ci o dovadă a faptului că știi exact care sunt competențele pe care le ai. A încerca să faci ceea ce-ți depășește abilitățile presupune asumarea riscului de a gresi, de a lucra încet și de a livra un produs final de o calitate inferioară. 
• Nu-ți asuma niciodată mai mult decât poți face. 
• Nu pierde vreme așteptând. Programează în avans activitățile, oricare ar fi acestea. 
• Păstrează mereu biroul, documentele fizice sau virtuale, în ordine.
• Gestioneaza-ți dorința de a vedea noutățile de pe rețelele sociale alocând 30 de minute pe zi acestei activități. Poate la început va fi greu, vei vedea că această jumătate de oră este mai mult decât suficientă. 

Gestionarea corectă a timpului la birou poate reprezenta un atu în carieră, dar are un rol important și în viața extraprofesională. Fiecare minut este prețios. Nu-l pierde făcând ceva care nu adaugă nicio valoare vieții tale.

Dacă ești în căutarea unui loc de muncă, OLX te ajută să îl găsești pe cel potrivit pentru tine. Descoperă aici sute de joburi la care poți aplica simplu și rapid, astfel încât, din candidat, să devii proaspăt angajat.

 Sursa foto: Shutterstock.com

Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas
22 December 2021