Proactivitatea: ce este și cum să te remarci la locul de muncă

Autor: Alves Lucas

Folosit des în literatura de management sau de resurse umane, termenul de proactivitate înseamnă, pe scurt, să ai inițiativă. Într-un sens mai larg, a fi proactiv reprezintă și să îți asumi responsabilitate pentru lucrurile care ți se întâmplă, să nu dai vina pe colegi că un proiect se mișcă greu sau să îi asculți activ pe cei din jur fără a te gândi la următoarea replică în timp ce aceștia încă vorbesc. Din punct de vedere psihologic, proactivitatea este opusul reactivității. O persoană proactivă lucrează pentru a-și crea un context favorabil și pentru a-și atinge obiectivele. Citind în continuare, vei afla ce poți face pentru a-ți dezvolta această competență, care sunt caracteristicile unei persoane proactive, precum și ce avantaje are o atitudine proactivă. 

Cum să dezvolți această competență la locul de muncă
Cum să fii proactiv la locul de muncă
Cum să fii un manager proactiv
Care sunt avantajele unei atitudini proactive

Cum să dezvolți această competență la locul de muncă

Într-un companie competitivă, proactivitatea este esențială pentru a te face remarcat. Pentru a-ți dezvolta această competență, ține cont de următoarele sfaturi:

• Fii hotărât – exersează-ți constant capacitatea de a lua decizii, iar când ești pus în situația de a decide, nu ezita. Dacă nu vei lua tu o decizie, o vor face ceilalți în locul tău;
• Preia inițiativa unor proiecte de grup – în cadrul unui grup, nu contează doar persoana care vine cu o idee, ci și cea care o pune în practică;
• Dacă te nemulțumește ceva la locul de munca, gândește-te la câteva soluții realiste pe care le poți implementa pentru a schimba situația;
• Nu te lăsa descurajat când ceilalți nu vor fi la fel de entuziasmați ca tine atunci când vei propune un proiect;
• Asumă-ți responsabilitatea și respectă termenele agreate;
• Identifică problemele care pot apărea pe parcurs și propune soluții pentru ca proiectul să evolueze conform termenului;
• Gândește pe termen lung și stabilește obiective realiste care te vor ajuta să avansezi la locul de muncă. De asemenea, deși vei avea mici probleme pe parcurs, este bine să ai o imagine de ansamblu. Astfel, nu te vei pierde în detalii și îți vei urma drumul pentru a-ți atinge obiectivele;
• Concentrează-te asupra lucrurilor pe care le poți controla – dacă te gândești prea mult la factorii care sunt în afara controlului tău, vei ajunge să fii dominat de stres;
• Prioritizează – nu le poți face pe toate, iar dacă, totuși, încerci, vei ajunge să fii reactiv, exact opusul proactivității. Concentrează-te asupra lucrurilor care te vor aduce mai aproape de succesul unui proiect;
• Propune soluții pentru problemele existente, chiar dacă nu ești implicat direct – proactivitatea înseamnă și o astfel de implicare. Pentru că există o oarecare distanță între tine și acele proiecte, poți veni cu o soluție outside-the-box, care poate le-a scăpat colegilor. Astfel, șefii vor ști că se pot baza pe tine chiar și în momentele dificile;
• Fii atent la noutățile din domeniul tău de activitate – dacă ești la curent cu lucrurile noi care apar în industrie și le împărtășești cu ceilalți (de exemplu, printr-un newsletter), cu siguranță vei fi apreciat, deopotrivă, de colegi și șefi;
• Monitorizează-ți activitatea regulat, pentru a evita apariția unor situații problematice – fii atent la fiecare stadiu al proiectelor în care ești implicat. Este foarte important să reacționezi prompt atunci când, în mod inevitabil, va apărea o problemă mai mică sau mai mare. Evită să adopți o atitudine de tipul „lasă că văd eu ce fac”, ci dovedește maturitate și responsabilitate.

Cum să fii proactiv la locul de muncă

Există câteva lucruri practice pe care le poți face pentru a fi proactiv la locul de muncă. Pentru început, este bine să eviți replici precum „voi încerca” și să începi să folosești „voi face”. Mai jos sunt alte recomandări pe care le poți pune în practică pentru a fi proactiv:

• Răspunde prompt la emailuri – atunci când primești un email, este recomandat să decizi rapid dacă este doar unul informativ sau trebuie să răspunzi. Dacă este necesar să oferi un răspuns, este indicat să faci asta cât mai curând posibil. Dacă necesită un plus de documentare din partea ta, poți trimite un email scurt de confirmare și, eventual, o promisiune că vei reveni după ce vei soluționa problema. Dacă uiți să răspunzi, cere-ți scuze și răspunde cât de repede poți. Pentru orice email, scrie un titlu (subject line) concis, din care cititorul să înțeleagă rapid ce ai de comunicat;
• Răspunde rapid feedback-ului – răspunsul pentru munca ta poate veni din interiorul sau exteriorul companiei. Tratarea acestui feedback cu promptitudine și atenție este esențială pentru satisfacția clienților. Concentrează-te mai întâi asupra a ceea ce ai de făcut, apoi fă-ți un plan despre ce măsuri vei lua și ce fel de resurse vei folosi. Este esențial să fii disponibil să răspunzi feedback-ului, să urmezi instrucțiunile, să te documentezi temeinic și să oferi răspunsuri clare;
• Păstrează o listă cu sarcini de lucru – dacă ai, de la începutul zilei, o listă a lucrurilor pe care le ai de făcut, te vei descurca mult mai ușor atunci când vei fi nevoit să prioritizezi sarcinile cele mai importante/urgente. Menținerea unei liste te va ajuta să reduci spre zero riscul de a uita să îndeplinești o anumită sarcină cu termenul limită în acea zi;
• Creează-ți un sistem pentru a crește eficiența muncii de zi cu zi – este vital să știi procedurile companiei la care lucrezi, să cunoști în mare la ce lucrează alte echipe, pentru a evita pierderea inutilă a timpului, atunci când ai o nelămurire. De asemenea, este indicat și să îți organizezi spațiul de lucru (biroul, e-mailul, fișierele din computer, programele pe care le folosești);
• Organizează-ți calendarul – pentru a crește proactivitatea la locul de muncă și pentru a ține lucrurile sub control, este bine să îți treci toate evenimentele zilei într-un calendar. Fie că e vorba de deadline-uri sau meetinguri, organizarea calendarului te va ajuta să pui lucrurile în perspectivă și să îți blochezi acei timpi în care dorești să te concentrezi asupra proiectelor care contează cel mai mult. Poți trece în calendar inclusiv momentele din zi în care îți vei verifica emailul;
• Ține-te de promisiuni – dacă îți menții angajamentele, vei fi privit cu mai multă credibilitate. Pentru a evita să uiți de obligații, este bine să ți le notezi în calendar sau în lista cu sarcini, alături de data-limită. De asemenea, înainte de a-ți lua în angajament, este indicat să îți evaluezi capacitatea de a-l îndeplini. Este neplăcut să refuzi un proiect, însă ai mult mai mult de pierdut dacă îl accepți, dar nu îl finalizezi la termenul stabilit;
• Anticipează problemele care pot apărea și propune soluții – fă tot posibilul pentru a prevedea ce dificultăți ar putea apărea și când. Poți face acest lucru realizând comparații cu proiecte asemănătoare și analizând soluțiile care le-au rezolvat pe acelea. De asemenea, poți cere ajutorul colegilor care s-au confruntat cu probleme similare în trecut;
• Adaptează-te la schimbări – acestea sunt constante, indiferent de industria în care activezi. Capacitatea de a te adapta ușor, din mers, este una dintre calitățile unei persoane proactive. Atunci când schimbările apar, fă o pauză, pentru a analiza motivul acestora, ce impact vor avea, precum și ce măsuri trebuie să iei pentru a merge înainte fără mare efort;
• Fii dispus să îți „șlefuiești” abilitățile – știi care sunt punctele tale forte și cele slabe? În ce excelezi? Care sunt sarcinile tale preferate? Fii atent care sunt acele lucruri care nu îți fac plăcere, dar pe care nu ai de ales și trebuie să le faci. Concentrează-te asupra lor și fii vigilent, pentru a nu-ți scăpa ceva. De asemenea, fii la curent cu abilitatile pe care trebuie să le dobândești pentru a avansa la locul de muncă sau în carieră. Urmărește tendințele din industrie, citește articole și publicații din domeniu, pentru a fi la zi cu zona ta. Investește timp în cursuri online, urmărește trendsetterii pe rețelele sociale și continuă să te perfecționezi.

👉 Dacă ești în căutarea unui loc de muncă, OLX te ajută să îl găsești pe cel potrivit pentru tine. Descoperă aici sute de joburi la care poți aplica simplu și rapid, astfel încât din candidat, să devii proaspăt angajat.

Cum să fii un manager proactiv

Un manager proactiv identifică oportunitățile, ia inițiativa și nu așteaptă ca lucrurile să se schimbe de la sine sau să apară un context potrivit pentru a-și pune în practică ideile. Mai jos sunt câteva idei pentru a fi un manager proactiv:

• Un manager proactiv se cunoaște pe sine – dacă îți știi punctele forte, te poți folosi de acest lucru în favoarea ta, atunci când lucrezi la un proiect. Pe lângă acest aspect, o cunoaștere a propriilor abilități îți poate fi de folos. De asemenea, învățarea continuă și dobândirea de noi aptitudini reprezintă o altă calitate a unui manager proactiv;
• Un manager proactiv are un plan – indiferent că este vorba de un plan pe termen lung sau de lista cu sarcini zilnice/săptămânale, o persoană proactivă știe cât timp să aloce fiecărei sarcini și să stabilească termene limită realiste. În plus, planificarea în avans te va ajuta să obții rezultatele sperate și să îți atingi obiectivele pe termen scurt mai ușor (pentru că ai în minte imaginea de ansamblu);
• Un manager proactiv ia decizii la rece – luarea deciziilor este pe lista de sarcini a fiecărei zile. Diferența este că persoana proactivă își face planurile în așa fel încât să aibă mai multe șanse de succes. Cum te asiguri că faci cele mai bun alegeri? Te documentezi intens, iar după ce ai obținut toate datele problemei, iei decizii;
• Un manager proactiv este un bun comunicator și ascultător – pentru a fi eficient, un lider proactiv trebuie să comunice ușor cu cei din jur. Angajații sunt mult mai încrezători și motivați atunci când au un manager care îi ascultă și le oferă feedback pentru ideile lor;
• Un manager proactiv este foarte bine organizat – având în vedere câte decizii trebuie să iei și câte ai de făcut într-o zi, organizarea trebuie să fie cuvântul de bază. Atunci când un manager este organizat, îi este mult mai ușor să ia decizii proactive și nu reactive;
• Un manager proactiv este orientat spre rezolvarea problemelor – un manager se confruntă cu numeroase sarcini de-a lungul unei zile, însă o persoană proactivă planifică în avans și stabilește soluții posibile pentru problemele care ar putea apărea; un manager proactiv nu se lovește de o problemă spontan, când se așteaptă cel mai puțin, ci are deja pregătite câteva soluții;
• Un manager proactiv nu este perfect – greșelile se pot întâmpla și doar pentru că te afli într-o anumită poziție, dar asta nu înseamnă că le știi pe toate. Cu toate acestea, un manager proactiv știe când să ceară ajutor. Nu este arogant și nu se crede atotștiutor. De asemenea, nu se implică în proiecte îi sunt total necunoscute. O persoană proactivă este suficient de inteligentă încât să știe când să ceară sfatul colegilor cu mai multă experiență într-un anumit domeniu;
• Un manager proactiv este calm în timpul unei crize – atunci când compania pare depășită de probleme, subordonații încep să se panicheze. Însă un lider proactiv rămâne calm chiar și în mijlocul furtunii. Acest lucru este esențial pentru a lua decizii obiective, care să fie în concordanță cu strategia business-ului. O atitudine calmă nu se moștenește, ci se învață și se cultivă prin expunerea la situații problematice și răzbirea în ciuda piedicilor existente. Un manager proactiv își lasă timp să ia o decizie în loc să răspundă pe fond emoțional, să reacționeze. 

Care sunt avantajele unei atitudini proactive

A fi proactiv înseamnă, înainte de toate, să te gândești la binele colectiv înainte de obiectivele personale. Fiecare decizie ne afectează ziua de mâine, iar atitudinea proactivă o poate transforma într-o zi însorită, chiar dacă afară plouă. În cele ce urmează, poți citi câteva dintre avantajele unei atitudini proactive. 

• Vei fi mai bine pregătit pentru situațiile imprevizibile – dacă ai o atitudine proactivă, nu vei reacționa și nu vei face lucruri pe care le-ai putea regreta pe viitor. Dacă ai răbdare și judeci problema la rece, poți degaja situațiile tensionate. Acest lucru, însă, se învață trecând prin probleme și învățând din fiecare. Atunci când privești situația în ansamblu, analizezi și descoperi posibilele probleme care ar putea apărea, ajungi să fii pregătit pentru neprevăzut;
• Vei fi mai creativ – o persoană proactivă știe ce are de făcut în fiecare zi, și-a automatizat sarcinile repetitive și ia decizii obiective fără a se implica emoțional. O astfel de situație îți oferă libertatea de a-ți lăsa creativitatea liberă pentru a te ajuta să soluționezi acele probleme dificile la care lucrezi;
• Vei fi mai flexibil – orice persoană greșește, are o zi mai proastă și slăbiciuni pe care încearcă să și le depășească. Flexibilitatea înseamnă să înțelegi că există motive pentru care lucrurile nu ies întotdeauna așa cum ai plănuit și, totuși, să fii dispus să îți modifici traiectoria pentru a-ți atinge obiectivele;
• Vei învăța să te dezvolți ca om – ca persoană proactivă, ești setată pe rezultate, îți dorești să îți atingi obiectivele și să crești. Îți dai seama cât de multe lucruri nu știi, iar acest lucru te motivează să transformi dezvoltarea personală într-un proces continuu;
• Vei identifica inovațiile din domeniu – o persoană proactivă gândește soluții și strategii în avans, analizează două mutări în fața competiției. De asemenea, este la curent cu tendințele, citește mult și, astfel, poate fi prima care introduce o nouă schimbare;
• Vei fi mai puțin stresat – atunci când reacționezi, abia ai timp să îți atingi deadline-urile și ai senzația că rămâi în urmă. Munca începe să se adune și nu ești niciodată la zi. Drept urmare, nu vei avea timp să îți evaluezi munca în mod obiectiv, pentru că te preocupi să bifezi sarcinile zilei. Dacă ai o gândire proactivă, nu mai trebuie să te panichezi. Biroul este organizat, ai la îndemână lista cu sarcini a zilei, ți-ai trecut angajamentele în calendar și te concentrezi, fără griji, asupra proiectelor care contează. 

Proactivitatea este un proces care se învață în timp. Este mult mai ușor să ai inițiative, să îți folosești creativitatea și să iei decizii atunci când ești calm și cerebral, pentru că timpul tău nu este ocupat inutil. Să fii proactiv înseamnă, în definitiv, să îți dorești să fii conducătorul propriei vieți și nu doar un pasager. 

Sursa foto: Pexels

Autor: Alves Lucas
18 November 2020