Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas
Departamentele de HR (resurse umane) nu există în toate instituțiile. Destul de des, acestea lipsesc din firmele mici, care au un număr redus de angajați, uneori, chiar și din cele mijlocii și mai mari, ca urmare a automatizării serviciilor de resurse umane. În cazul în care nu există un departament activ și nici reprezentanți permanenți ai acestuia, se pune întrebarea cum pot fi rezolvate eventualele probleme care ar fi de competența HR.
Rolul departamentului de HR
Departamentul de resurse umane se ocupă de numeroase procese care au loc într-o companie și, de cele mai multe ori, combină mai multe roluri, de la acela al identificării angajaților potriviți, până la menținerea bunei funcționări a unei companii.
Reprezentantii HR sunt instrumentul principal care monitorizează respectarea drepturilor angajaților, fiind intermediarul cel mai eficient între angajat și angajator, atunci când este vorba despre relațiile de muncă, despre respectarea drepturilor și obligațiilor ambelor părți, așa cum sunt ele menționate în Codul Muncii. Eventualele probleme legate de conflictele dintre angajați, inclusiv cele care implică hărțuirea și bullying-ul, precum și situațiile în care apar neînțelegeri între angajat sau un grup de angajați și conducere sunt mediate și rezolvate de departamentul de resurse umane.
Mai mult, departamentul de HR are ca misiune continuă sarcina de a supraveghea ca toți angajații să fie tratați echitabil și corect, raportat la poziția pe care o au în organizație, și să fie recompensați pe măsura muncii depuse, cu scopul prevenirii abuzurilor și inechităților. Tot departamentul de HR are ca misiune identificarea nevoii de training și urmărește creșterea nivelului de performanță al angajatilor.
HR-ul poate fi considerat un partener strategic al conducerii companiei, dar și un sprijin de care au nevoie angajații pentru soluționarea problemelor lor, în condițiile în care aceștia sunt cel mai prețios bun al unei companii, indiferent de domeniul de activitate al acesteia.
O cutumă prevede ca o organizație ce are mai mult de 50 de angajați să aibă un departament de resurse umane, dar, cu toate acestea, sunt foarte multe companii care funcționează fără acest departament.
Pe de altă parte, multe firme lucrează fără departament de HR sau, pur și simplu, refuză să colaboreze cu un specialist în resurse umane, acest segment fiind privit ca o activitate „de modă veche”. Departamentele de resurse umane sunt mai rare în organizațiile cu structuri de management plane, care doresc să încurajeze o mai mare responsabilitate în rândul angajaților.
Comportamentul general al angajaților, al liderilor informali și formali, dar și al managerilor este, însă, esențial în gestionarea eventualelor probleme, în structurile care nu au departamente de HR.
Citește și: Lider formal vs lider informal: ce este un lider informal si cum devii unul
Tehnologie și programe aplicate, în loc de HR
Cu avantajele și dezavantajele pe care le au, programele dedicate pentru birocrația care ține de departamentul de HR pot suplini, în mod eficient, o parte din obligațiile acestui departament. Investiția este rezonabilă, iar programele care se ocupă de gestionarea elementelor specifice HR se deruleaza automat. Aceste tipuri de software pot ține evidența orelor lucrate, a celor de odihnă, a zilelor libere și de concediu, a turelor și bonusurilor salariale, în funcție de activitate, inclusiv gestionarea compensațiilor.
Programele pot derula sondaje eficiente în rândul angajaților, pot face statistici și evaluări, pot realiza și trierea la prima „mână” a CV-urilor, în cazul în care compania are nevoie de angajați noi.
Responsabilizarea angajaților
Angajații cu vechime, cu experiență, cei care s-au identificat ca fiind lideri informali, credibili și cu autoritate morală, pot să-și asume rolul de intermediar în rezolvarea unor posibile conflicte, fie că sunt între angajați, fie între angajați și segmentul de management al organizației. Instinctiv, angajații vor apela la abilitățile acestora, în absența unui departament HR funcțional.
Rolul acestora poate fi îndeplinit doar în cazul în care conducerea organizației le acceptă aceste atribute și le recunoaște poziția (asumată, uneori, din proprie inițiativă) ori dacă aceasta este primită din partea colectivului. De cele mai multe ori, conducerea ia în seamă opiniile angajaților vechi, competenți, dar mai ales pe ale celor care devin lideri informali într-un colectiv, tocmai ca urmare a presiunii pe care aceștia o pot exercita asupra segmentului de conducere, dar și datorită capacității liderilor informali de a fi ascultați și urmați de angajați.
Autoeducația și instruirea colectivului
Una dintre cele mai eficiente abordări este autoeducația angajatului care activează într-o organizație fără un departament de HR, cu privire la legislația muncii, la obligațiile și drepturile pe care le are, în calitate de angajat. Informațiile necesare pot fi acumulate fie prin lectura textelor de lege, fie prin apelarea la serviciile unor specialisti si consultanti din domeniul resurselor umane, fie, pur și simplu, prin documentare atentă, pentru a culege informații credibile și calitative, din articole și analize existente în mediul online.
O sursă bună de informații o reprezintă Inspecția Muncii, Ministerul Muncii, site-urile dedicate resurselor umane și relațiilor dintre angajați și angajatori sau consultarea unor specialiști dispuși să furnizeze informații.
De cealaltă parte, managementul unei organizații din care lipsește departamentul de resurse umane trebuie să susțină și să ofere angajaților acces la informații de legislație a muncii. O astfel de abordare este în măsură să-i responsabilizeze pe angajați, dar și să le ofere certitudinea că angajatorul le respectă toate drepturile, în conformitate cu prevederile legale. Un argument solid, ce cântărește greu în politica managerială, este acela că o afacere are cel mai mare succes atunci când angajații sunt tratați bine.
Posibili aliați
În situațiile în care un angajat se consideră victimă a hărțuirii profesionale sau de natură sexuală ori se simte discriminat pe motive de rasă, vârstă, sex, religie sau orientare sexuală ori ca urmare a unor dizabilitati ori dacă este nedreptățit de atitudinea și comportamentul superiorilor sau a colegilor direcți, în absența unui departament de HR în organizație, acesta are, totuși, aliați. Varianta optimă este aceea de a nu apela la o singură persoană, ci mereu la mai multe.
Este important ca persoanele abordate să fie capabile să ofere soluții, iar cel puțin una dintre ele să aibă o reală putere de decizie și să fie competentă în a găsi soluții, dacă problema este de natură profesională. Acesteia i se adaugă un coleg cu experiență și vechime în organizație, care poate avea o atitudine neutră și care este recunoscut ca un lider informal. Dacă situația este complicată, un avocat specializat pe probleme legate de legislația muncii sau un consilier juridic reprezintă „aliatul” necesar. Poate fi luată în calcul și o persoană din exteriorul companiei, care să preia rolul de martor al angajatului ce reclamă situația critică în care se află.
În unele cazuri, comunicarea în scris, prin email, poate fi cea mai bună soluție. Mesajele scrise pot proba faptul că problema a fost semnalată și că nu și-a găsit rezolvare în cadrul firmei, sesizările formulate și modul în care compania și reprezentanții săi au reacționat putând fi dovezile necesare, în cazul în care conflictul escaladează și se apelează la ajutorul unei instanțe de judecată.
Rolul liderilor
Într-o organizație în care nu există departamentul HR, responsabilitățile acestuia revin liderilor formali și întregii structuri de conducere. Pentru ca activitatea să fie eficientă, iar colaborarea și implicarea angajaților, totale, este necesar ca aceștia să dovedească o largă deschidere față de eventualele probleme, nemulțumiri sau situații conflictuale dintre angajați sau dintre angajați și conducere.
Liderii trebuie să dovedească empatie, responsabilitate și să ofere angajaților posibilitatea reală de a spune ceea ce, din punctul lor de vedere, este incorect, nelegal sau prezintă caracter abuziv ori discriminatoriu. Nu doar comunicarea este esențială, ci și modul corect, onest și rapid în care liderii reacționează pentru clarificarea situațiilor și rezolvarea conflictelor.
Este foarte important ca nicio situație problematică să nu fie ignorată sau lăsată să treneze. Complicațiile care țin de hărțuire și discriminare nu se rezolvă niciodată de la sine, iar soluțiile de compromis nu durează.
Citește și: Discriminarea la locul de munca. Ce este si cum poate fi combatuta
Activitatea într-o organizație, în absența unui departament HR sau a unor specialiști HR, poate implica o serie de dificultăți reale. Dar, dacă există comunicare, o reală implicare a liderilor și o abordare deschisă și pragmatică a eventualelor situații critice, acestea pot fi gestionate corect și, în final, rezolvate cu succes.
Dacă ești în căutarea unui loc de muncă, OLX te ajută să îl găsești pe cel potrivit pentru tine. Descoperă aici mii de joburi la care poți aplica simplu și rapid, astfel încât din candidat, să devii proaspăt angajat.
Sursa foto: Shutterstock.com
Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas
19 October 2021
