Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas
În ultimii ani, procesul de digitalizare s-a dezvoltat rapid, determinând numeroase schimbări atât în firmele private, cât și în felul în care interacționează instituțiile statului cu cetățenii. Eforturile de digitalizare au fost accelerate de situația generată de pandemie, perioadă în care majoritatea angajaților au lucrat de acasă și au trimis online un volum crescut de documente care trebuiau prelucrate rapid și corespunzător, pentru a asigura la capacitate normală fluxurile și procesele de business.
- Ce este semnătura electronică
- Ce înseamnă semnătura electronică
- Tipuri de semnături electronice
- Certificatul digital calificat
- Obținerea semnăturii digitale online
- Semnătura digitală online: avantaje
- Eroare semnătură digitală CertSIGN
- Suport CertSIGN
Metodele clasice de semnare a documentelor au fost înlocuite cu semnătura electronică, aceasta fiind considerată o metodă eficientă, care a devenit aproape indispensabilă în prezent, atât pentru sectorul privat, cât și pentru cel public. Folosirea semnăturii electronice împreună cu un certificat digital calificat face ca documentele semnate electronic să fie mult mai greu de falsificat sau de modificat decât documentele realizate și semnate fizic, în varianta clasică. Printre avantajele folosirii semnăturii electronice se numără: comoditatea legalizării documentelor digitale, rapiditatea tranzacțiilor, vizibilitatea și supravegherea mult mai bune.
Află, mai jos, totul despre semnătura electronică.
Ce este semnătura electronică
Semnătura electronică este un simbol digital, folosit pentru a valida autenticitatea unor acte digitale, având aceeași valoare legală precum semnătura olografă, adică cea clasică, pe care o facem cu mâna. Numită și semnătură olografă electronică, este simplu și ușor de utilizat și oferă documentelor aceeași valoare legală pe care o au semnăturile și ștampilele folosite în mod tradițional.
Legea 455/2001 reglementează totul despre semnătura electronică și o definește ca fiind „date în formă electronică ce sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică (documentul care este semnat) și care servesc ca metodă de identificare.” Aceeași lege 455/2001 reglementează și condițiile pe care trebuie să le respecte, în mod cumulativ, o semnătură electronică:
- este legată în mod unic de semnatar
- asigură identificarea semnatarului
- este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar
- este legată de datele în formă electronică la care se raportează, în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă
Pentru a putea utiliza semnătura digitală online, conform legii, semnatarul trebuie să dețină un dispozitiv de creare a semnăturii electronice și să acționeze fie în nume propriu, fie ca reprezentant al unui terț.
Dacă ești în căutarea unui loc de muncă, OLX te ajută să îl găsești pe cel potrivit pentru tine. Descoperă aici sute de joburi la care poți aplica simplu și rapid, astfel încât, din candidat, să devii proaspăt angajat.
Citește și: Contractul de colaborare: prevederi legale, conditii de incheiere, model
Ce înseamnă semnătura electronică
Folosirea semnăturii electronice este echivalentul procesului de autentificare al unui document electronic printr-un certificat digital calificat. Practic, se realizează simplificarea unei proceduri operaționale, iar pentru că documentele semnate electronic au aceeași valoare legală ca cele semnate în mod tradițional, semnătura digitală poate fi folosită în interacțiunea dintre cetățeni, oamenii simpli, persoane fizice și instituțiile statului.
Semnătura electronică certifică faptul că documentul digital este realizat și asumat de către persoana care l-a semnat și, în același timp, certifică faptul că documentul digital nu a fost alterat din momentul semnării sale electronice.
Citește și: Concediul pentru formare profesională – cum se acordă, drepturi și obligații
Tipuri de semnături electronice
Conform legii 455/2001, care este, de fapt, o transpunere în legislația românească a Regulamentului UE nr. 910/2014, există trei tipuri de semnături digitale:
- semnătura electronică simplă – este utilizată la semnarea emailurilor, chitanțelor, în general, a documentelor electronice cu nivel scăzut de risc. Este considerată o semnătură electronică având un nivel scăzut de încredere.
- semnătura electronică avansată – utilizată pentru semnarea unor documente cu nivel mediu de risc, cum sunt: deconturile, avizele, devizele, procesele verbale, cererile de concediu, diverse formulare. Este considerată o semnătură electronică având un nivel mediu de încredere.
- semnătura electronică extinsă – folosită pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc: contracte comerciale, de credit, contracte de muncă și acte adiționale, situații financiare anuale, rapoarte de audit, mandate de reprezentare, contracte de mediere, acte medicale (buletine de analiză, bilete de internare/externare), facturi fiscale și alte documente în relația persoanelor fizice și juridice cu instituțiile statului.
Semnătura electronică extinsă are valoare implicită de semnătură olografă. Pentru celelalte două tipuri de semnături electronice (simplă și avansată), trebuie realizată o expertiză tehnică, ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală.
Semnătura electronică extinsă
Semnătura electronică extinsă este generată de un dispozitiv pus la dispoziția unei persoane (semnatar) de către un furnizor de servicii de certificare digitală. Ce înseamnă semnătura electronică extinsă? Că semnatarul poate semna atât în nume propriu, cât și pentru una sau mai multe persoane juridice. Furnizorii de servicii digitale pun la dispoziția clienților un pachet care conține trei elemente de care trebuie să dispună o persoană, pentru a folosi o semnătură electronică extinsă:
- un dispozitiv (token) ce are asociat un cod PIN
- un certificat digital calificat, emis de către un furnizor de servicii de certificare, după ce semnatarului i-a fost verificată identitatea
- o aplicație software de semnare
Semnătura electronică extinsă este bazată pe un certificat digital calificat (ce oferă cel mai ridicat nivel de încredere) și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere. Este o semnătură avansată, emisă în conformitate cu Regulamentul European eIDAS 910/2014, recunoscută în toate țările membre.
În România, există, la ora actuală, cinci furnizori certificați de către Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, iar Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) a fost desemnat prin OUG să devină furnizor pentru sistemele de semnătură electronică utilizate de către instituțiile și autoritățile publice. Iată lista furnizorilor certificați:
- CertSIGN
- Alfa Trust Certification (Alfasign)
- DigiSign
- Trans Sped
- Centrul de Calcul SA (Certidigital)
Certificatul digital calificat
Dacă vrei să cunoști totul despre semnătura electronică extinsă, trebuie să știi că are atașat un certificat digital calificat, pentru a putea dovedi identitatea semnatarului. Certificatul digital calificat este o colecție de date în format electronic, ce atestă legătura dintre semnatar și datele de verificare a semnăturii digitale, și cuprinde următoarele informații:
- numele semnatarului
- furnizorul de servicii de certificare
- CNP-ul semnatarului
- perioada de valabilitate
- semnătura electronică extinsă a furnizorului de servicii de certificare
Obținerea semnăturii digitale online
Pentru creare semnătură digitală, este nevoie de:
- un certificat digital calificat
- un dispozitiv calificat de realizare a semnăturii
- o aplicație software de semnare
Persoanele interesate de obţinerea certificatului digital trebuie să realizeze următorii paşi:
- Accesarea site-ului furnizorului de servicii de certificare
- Alegerea tipului de certificat
- Selectarea valabilităţii – un an, doi sau trei
- Completarea formularului de înregistrare
- Descărcarea documentelor generate
- Accesarea email-ului şi urmărirea paşilor necesari pentru identificare
În urma parcurgerii acestor paşi, solicitantul va primi certificatul la adresa poştală indicată, iar livrarea pe teritoriul României este gratuită.
Semnătura digitală online: avantaje
Când vrei să cunoști totul despre semnătura electronică, trebuie să știi și care sunt avantajele folosirii sale. Principalul beneficiu este simplificarea tot mai mult a activității zilnice a oamenilor, mai ales din punct de vedere birocratic sau procedural. Alte avantaje sunt:
- reducerea costurilor cu printarea, scanarea și transportul documentelor
- siguranța legală
- avantajul celerității: transmiterea rapidă a documentelor
- asigurarea confidențialității datelor: acestea pot fi expediate deschise doar către destinatari, fără să treacă prin mâna unor terți
- siguranța semnăturii prin păstrarea acesteia într-o formă nealterată
- acoperirea în cazul unui proces în justiție: semnătura electronică extinsă are valoare legală, exact ca în cazul semnăturii olografe. Dacă firma sau instituția publică ajunge în instanţă şi autenticitatea documentelor este contestată, validitatea semnăturii electronice utilizate este uşor de demonstrat şi nu poate fi contestată
- semnarea unor documente în numele unor terți, în anumite condiții
- eficientizarea muncii, a proceselor și a procedurilor de lucru
Eroare semnătură digitală CertSIGN
Există, în România, cinci furnizori certificați de către Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale, de unde poți achiziționa semnătura electronică. Printre aceștia se numără și CertSIGN. Dacă vrei să știi totul despre semnătura electronică și tipurile de erori care pot apărea atunci când semnezi electronic documentele, de multe ori, oamenii se întreabă ce este o eroare semnătură digitală CertSIGN. Aceasta poate fi semnarea pdf cu sau fără câmp de semnătură, eroare semnătură nevalidă sau semnătură necunoscută.
Suport CertSIGN
Atunci când vrei să știi totul despre semnătura electronică persoană juridică, trebuie să te interesezi și care este tipul de suport CertSIGN pe care îl poți primi din partea acestui furnizor certificat de servicii. Acesta pune la dispoziția clienților săi cele mai importante informații și resurse pentru utilizarea semnăturii electronice și a certificatului digital. Poți afla informații despre instalarea dispozitivului și schimbarea PIN-ului, despre utilizarea certificatului digital de semnătură electronică, despre folosirea în platformele instituțiilor statului sau despre deblocarea dispozitivului. Tot ce trebuie să faci este să trimiți un mesaj pe site-ul companiei, iar angajații acesteia te vor contacta pentru a-ți răspunde la toate întrebările.
Sursă foto: Shutterstock
Autor: Sorina Priceputu and Alves Lucas
20 December 2021
