Ce este pontajul și de ce este important pentru gestionarea timpului de muncă?

Autor: Andreea Oancea

Gestionarea eficientă a timpului de muncă a devenit o prioritate esențială pentru companii. Unul dintre cele mai importante instrumente în acest sens este pontajul, un proces care presupune înregistrarea și monitorizarea activităților angajaților pe parcursul programului de lucru. Deși pare o procedură simplă, pontajul are implicații profunde asupra legalității, eficienței operaționale, echității salariale și productivității organizaționale. În acest articol, vom explora în detaliu ce este pontajul, ce forme poate lua, de ce este atât de important și cum poate fi transformat într-un avantaj strategic prin digitalizare și automatizare.

Ce este pontajul?

Pontajul reprezintă evidența timpului de lucru al angajaților într-o organizație sau companie. Este un document sau un sistem utilizat pentru a înregistra orele lucrate de fiecare salariat, zilele de concediu, absențele, orele suplimentare și alte detalii legate de prezența la muncă. Pontajul este esențial în calculul salariilor și în respectarea legislației muncii.

Un pontaj complet trebuie să includă:

numele și funcția angajatului;
luna și anul de referință;
zilele calendaristice;
ore lucrate în fiecare zi;
ore suplimentare;
zile de concediu (odihnă, medical, fără plată);
zile libere legale;
absențe nemotivate sau alte mențiuni relevante;
semnătura angajatului și a persoanei care a întocmit pontajul.

În România, conform Codului Muncii, angajatorii sunt obligați:

să țină o evidență zilnică a timpului de muncă efectuat de fiecare salariat;
să specifice ora de început și ora de sfârșit a programului de lucru;
să păstreze această evidență și să o pună la dispoziția autorităților de control (ex: ITM – Inspectoratul Teritorial de Muncă).

Tipuri de pontaj

Gestionarea corectă a timpului de lucru începe cu alegerea metodei potrivite de pontaj, adaptată specificului activității și dimensiunii companiei. Există mai multe tipuri de pontaj, fiecare cu avantajele și limitările sale. Pentru a eficientiza activitatea de resurse umane, află care sunt cele mai utilizate forme, inclusiv contextul legal și tehnologic actual.

Pontajul manual

Pontajul manual este una dintre cele mai vechi și simple forme de evidență a timpului de muncă. Se realizează prin completarea unei condici de prezență sau a unor fișe de pontaj pe suport hârtie, în care angajații își notează zilnic orele de sosire și plecare.

Avantajele utilizării pontajului manual

costuri reduse de implementare (nu necesită echipamente sau software);
ușor de aplicat în companii mici cu personal restrâns.

Limitările utilizării pontajului manual

risc ridicat de erori și falsificări;
proces consumator de timp pentru departamentele de resurse umane;
dificultăți în centralizarea și analizarea datelor;
nu oferă trasabilitate sau rapoarte automatizate.

Această metodă este tot mai rar utilizată, fiind înlocuită treptat de soluții digitale, mai eficiente și conforme cu cerințele actuale.

Pontajul electronic (automatizat)

Pontajul electronic presupune înregistrarea automată a prezenței angajaților prin intermediul unor dispozitive de acces controlat sau platforme software dedicate.

Avantajele utilizării pontajului electronic (automatizat)

precizie ridicată în colectarea datelor;
acces în timp real la informațiile despre prezență;
reducerea muncii administrative prin generarea automată de rapoarte;
conformitate cu legislația privind evidența timpului de muncă;
posibilitatea de integrare cu sistemele de salarizare.

Limitările utilizării pontajului electronic (automatizat)

costuri inițiale mai mari de implementare;
necesitatea instruirii personalului pentru utilizarea sistemelor.

Această formă de pontaj este recomandată companiilor medii și mari, cu multe locuri de muncă, sau celor care doresc un control strict asupra timpului lucrat, al orelor suplimentare și al concediilor.

Pontajul mobil (pentru muncă remote sau pe teren)

Pontajul mobil este destinat angajaților care nu lucrează dintr-un birou fix – de exemplu, agenți de vânzări, personal din construcții, șoferi sau consultanți care își desfășoară activitatea în diferite locații.

Metode utilizate pentru pontaj mobil

aplicații mobile cu funcționalitate GPS;
sisteme care permit înregistrarea timpului de lucru prin telefon sau tabletă;
soluții de pontaj integrabile în platforme cloud.

Avantajele utilizării pontajului mobil

flexibilitate maximă pentru angajați și angajatori;
vizibilitate clară asupra activității în timp real;
asigură trasabilitate chiar și în afara biroului.

Limitările utilizării pontajului mobil

dependența de tehnologie și conexiune la internet;
probleme de confidențialitate și GDPR;
posibilitatea fraudării sau a erorilor umane;
necesitatea unui nivel minim de alfabetizare digitală;
costuri de întreținere și suport.

Conform Codului Muncii (art. 119, modificat prin OUG 53/2017), angajatorii trebuie să țină evidența exactă a timpului de muncă al tuturor angajaților, inclusiv pentru cei mobili. În acest caz, este necesar un acord scris între părți privind modul de evidențiere a programului de lucru.

Pontajul prin auto-înregistrare (self-service)

Tot mai des întâlnit în companiile moderne, sistemul self-service permite angajaților să își înregistreze singuri orele lucrate, să solicite concedii sau să modifice pontajul, în funcție de aprobările stabilite în platformă.

Avantajele utilizării pontajului prin auto-înregistrare

crește responsabilitatea angajaților asupra propriei prezențe;
reduce sarcinile administrative ale HR-ului;
poate fi configurat cu niveluri de aprobare și alerte automate.

Limitările utilizării pontajului prin auto-înregistrare

posibilitatea de manipulare sau erori intenționate;
lipsa de control și trasabilitate în timp real;
nivel scăzut de responsabilitate pentru unii angajați;
necesitatea validării manuale frecvente;
probleme de compatibilitate și securitate;
neîncredere din partea angajatorului.

Este eficient mai ales în organizațiile care promovează autonomia și flexibilitatea programului de lucru (de ex. program hibrid sau flexibil).

Importanța pontajului în gestionarea timpului de muncă

Pontajul are un rol important în gestionarea eficientă a timpului de muncă, oferind beneficii precum:

calculul corect al salariilor: asigură remunerarea justă a angajaților pentru orele lucrate;
monitorizarea orelor suplimentare: permite evidențierea și compensarea orelor lucrate peste program;
planificarea resurselor umane: ajută la alocarea eficientă a personalului în funcție de necesități;
respectarea legislației muncii: conform Codului Muncii, angajatorii trebuie să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat.

Beneficiile utilizării unui sistem de pontaj online

Implementarea unui sistem de pontaj online aduce multiple avantaje:

automatizarea proceselor: reducerea erorilor umane și economisirea timpului prin înregistrarea automată a orelor de muncă;
transparență și accesibilitate: angajații pot verifica în timp real orele lucrate și pot solicita concedii direct din platformă;
integrare cu alte sisteme: posibilitatea de a conecta pontajul cu sistemele de salarizare și resurse umane pentru o gestionare unitară.

Tehnologii moderne de pontaj: cum să alegi o soluție potrivită?

Alegerea tipului de pontaj potrivit depinde de mai mulți factori: natura activității, dimensiunea companiei, politica internă de HR și nivelul de digitalizare. Tehnologiile actuale permit o diversitate de metode de pontaj, adaptabile diferitelor industrii și modele de lucru.

Sisteme biometrice

utilizează amprenta, recunoașterea facială sau irisul;
sunt extrem de sigure, imposibil de falsificat;
ideal pentru activități unde securitatea este esențială (de exemplu fabrici, instituții guvernamentale).

Carduri de acces / RFID

angajații folosesc carduri personalizate pentru a se înregistra la sosire și plecare;
ușor de implementat și integrat cu sisteme de control al accesului;
pot include alerte automate pentru întârzieri sau absențe.

Aplicații mobile de pontaj

permite angajaților să-și marcheze prezența direct de pe telefon, cu funcții GPS;
pot fi configurate pentru muncă remote, teren sau lucrători mobili;
se sincronizează în timp real cu platformele HR.

Soluții software cloud

platforme complete de pontaj și management al resurselor umane (de exemplu SAP SuccessFactors, SynchroHR, PaperVee);
oferă tablouri de bord, rapoarte, alerte și integrări cu salarizarea;
flexibile, scalabile și ușor de accesat de oriunde.

Cum alegi soluția potrivită pentru compania ta?

Selectarea unei soluții moderne de pontaj nu se face doar în funcție de cost, ci și de nevoile organizaționale. Cum să gestionezi eficient oamenii din firmă? Iată pașii principali:

Analizează specificul activității

ai angajați mobili sau remote?;
programul este fix sau flexibil?;
se lucrează în ture sau în regim de project-based?.

În funcție de aceste aspecte, poți exclude metodele tradiționale și să te orientezi către aplicații mobile sau soluții cloud.

Stabilește cerințele legale și de conformitate

soluția aleasă trebuie să respecte prevederile Codului Muncii privind evidența orelor de lucru;
trebuie să permită exportul datelor pentru controlul ITM și audituri.

Evaluează capacitatea de integrare

sistemul de pontaj trebuie să comunice cu softul de salarizare și management HR;
verifică dacă oferă API-uri, import/export automat și integrări directe.

Ține cont de experiența utilizatorului

interfața trebuie să fie intuitivă, ușor de folosit de toți angajații, indiferent de nivelul digital;
funcționalități utile: notificări automate, acces self-service, calendar vizual, istoric pontaj.

Verifică suportul tehnic și actualizările

alege furnizori care oferă suport constant, training, actualizări de securitate și scalabilitate;
optează pentru soluții SaaS (software as a service), care se actualizează automat și sunt găzduite în cloud.

Tehnologiile moderne de pontaj nu mai sunt un „lux”, ci o necesitate într-un mediu de muncă hibrid și flexibil. O soluție potrivită trebuie să fie legală, scalabilă, ușor de folosit și adaptabilă cerințelor tale organizaționale. Implementarea corectă a unui sistem de pontaj digital asigură gestionarea eficientă a timpului de muncă și o relație transparentă între angajator și angajat. Prin implementarea unor metode adecvate de pontaj, companiile pot să optimizeze procesele interne, să respecte obligațiile legale și să asigure satisfacția angajaților.

Autor: Andreea Oancea
27 May 2025