Autor: Alves Lucas
Un studiu realizat de Career Builder arată că 49% dintre managerii de HR consideră că, după updatarea CV-ului și optimizarea formatului pentru a fi atractiv, o scrisoare de intenție scurtă este al doilea cel mai important lucru care contribuie la construirea unui profil performant. Peste jumătate dintre angajatori (56%) își doresc candidați care își completează CV-ul și cu o scrisoare de prezentare, deși doar 26% dintre ei le și citesc. Cu toate că o scrisoare de intentie pentru angajare crește șansele de a fi chemat la interviu, doar 10% dintre aplicanți folosesc un astfel de document.
Dincolo de cifre, știm că ai nevoie de lucruri concrete, așa că ne-am propus să-ți fim alături în drumul tău spre jobul dorit și să te ajutăm să construiești o scrisoare de motivație performantă, care să reprezinte un atu pentru tine în raport cu ceilalți candidați.
Ce este scrisoarea de intenție vs scrisoarea de interes
Ce este scrisoarea de intenție
Ce este scrisoarea de interes
Când ai nevoie de o scrisoare de intenție
De ce să folosești un template de scrisoare de intenție
Cum completezi eficient un model de scrisoare de intenție
Personalizează conținutul, în funcție de profilul companiei și al jobului vizat
Adaptează informațiile la cerințele ATS
Alege modele de scrisori de motivație, potrivite pentru tine
Ce poți și ce nu poți scrie într-o scrisoare de intenție
Ce este scrisoarea de intenție vs scrisoarea de interes
În procesul de recrutare, există mai multe etape importante, de care este bine să ții seama, ca să-ți construiești o strategie de succes, care are ca obiectiv final obținerea jobului dorit. Acestea se referă la:
- oferta de job – care conține profilul candidatului ideal, de la studiile necesare, cursurile de specializare și atestatele (acolo unde este nevoie), până la aptitudini, atribuții, beneficii acordate de angajator, oportunități de training și de perfecționare profesională; în funcție de profilul companiei și de specificul jobului respectiv, conținutul ofertei diferă;
- selecția – pentru un job, pot candida sute de persoane; angajatorul va face o selecție primară, cu cei pe care îi cheamă la interviu; selecția se face în funcție de criterii clare, prestabilite;
- interviul – odată ce ai stârnit interesul angajatorului, vine momentul interviului, care trebuie privit ca un dialog de pe poziții egale;
- lista scurtă – la interviu pot fi chemați zeci de candidați, din care sunt aleși 2-3 pentru etapa finală;
- contactarea – o scrisoare de intenție atașată unui CV nu doar că îți crește șansele de a fi chemat la interviu, dar poate avea un rol esențial în decizia finală a angajatorului de a te invita să faci parte din echipa lui.
Prin urmare, începi prin a citi cu atenție anunțul de angajare, ca să știi dacă ți se potrivește și dacă pregătirea ta profesională este cea corespunzătoare. Apoi, redactează CV-ul, având în minte că este prima probă de care trebuie să treci, ca să ajungi la interviu. Pregătește o scrisoare de intenție solidă, care să vină în completarea CV-ului, și mergi la interviu cu încredere.
Ce este scrisoarea de intenție
Denumită și „scrisoare de motivație”, scrisoarea de intenție reprezintă documentul care îți completează CV-ul și care te poate recomanda pentru un anumit job. CV-ul tău poate arăta la fel ca al multor altor candidați, însă o scrisoare de intenție Europass, de exemplu, poate face diferența și poate fi motivul în sine pentru care angajatorul consideră că ești potrivit pentru postul vizat. Redactează o astfel de scrisoare de prezentare, chiar și atunci când în oferta de angajare nu ți se cere în mod expres să faci acest lucru.
Ce este scrisoarea de interes
Dacă te întrebi la ce se referă termenul de „scrisoare de interes model”, află că, spre deosebire de scrisoarea de intenție, care este legată de un anunț de angajare, scrisoarea de interes este redactată pentru a-ți exprima dorința de a face parte din echipa unei companii, chiar dacă angajatorul nu are posturi disponibile la momentul respectiv. La fel ca în cazul scrisorilor de intenție, și pentru cele de interes există template-uri speciale, care te ajută să le redactezi corect și eficient.
Când ai nevoie de o scrisoare de intenție
În general, o scrisoare de intenție aduce un plus CV-ului tău, pentru că îi oferă angajatorului informații personalizate despre abilitățile tale, dar și despre aspirațiile pe care le ai. Astfel, își poate da seama mult mai ușor dacă merită să te cunoască. O scrisoare de intenție este binevenită oricând, cu excepția cazului în care angajatorul menționează clar că nu dorește un astfel de document, lucru care se întâmplă foarte rar. Altfel, vei avea nevoie de ea întotdeauna, dar cu precădere în următoarele situații:
- vrei să te angajezi într-un domeniu creativ – dacă CV-ul în sine este cartea ta de vizită, scrisoarea de motivație este nota personală pe care o dai acestuia și care face diferența între tine și alți candidați; acest lucru este cu atât mai important în domenii precum publicitate, marketing, design, arhitectură, producție și editare video;
- cultura unei companii ți se potrivește perfect – dacă după lungi căutări, ai găsit, în sfârșit, compania ale cărei principii se potrivesc cu ale tale și simți că te regăsești în cultura promovată de firma respectivă, este chiar indicat să specifici toate aceste lucruri în scrisoarea de intenție;
- deții informații precise despre procesul de recrutare – când vine vorba despre a-ți crește șansele de angajare, un element cheie este reprezentat de documentarea pe care o faci despre compania respectivă; dacă deții informații din interior (poți cunoaște oameni care lucrează acolo și care te pot recomanda mai departe), referitoare la faptul că angajatorul are disponibile locuri de muncă și a angajat de-a lungul timpului și experți din zona ta de pregătire, nu ezita să-ți exprimi dorința de a lucra acolo.
De ce să folosești un template de scrisoare de intenție
O scrisoare de intenție performantă este importantă din mai multe motive, cum ar fi:
- este un mod personalizat de a te prezenta angajatorului;
- demonstrează valoarea pe care tu o poți aduce unei companii;
- sugerează soluțiile pe care tu le ai la diverse proiecte care au legătură cu jobul vizat;
- conține informații de contact și reprezintă un mod de a-ți exprima disponibilitatea de a învăța continuu, de a accepta provocări dificile și de a lucra într-o echipă de succes.
Așadar, când vine vorba despre redactarea unei astfel de scrisori de motivație, creativitatea este importantă, dar nu și suficientă. Este nevoie de ordonarea ideilor, de o structură foarte bine conturată și de respectarea anumitor reguli. Un template de scrisoare de intenție vine în ajutorul tău, în foarte multe privințe:
- îți oferă o structură organizată – unul dintre cele mai dificile aspecte este legat de capitolul structura scrisoare; ca să ai siguranța că textul tău este bine organizat și că își va atinge scopul, folosește un model scrisoare de motivație; angajatorul nu are timp să citească romane, iar un generator scrisoare de intenție funcționează ca un ghid pentru tine, astfel încât să redai informația relevantă;
- este testat de specialiști – un generator de scrisoare de intenție este un instrument conceput de specialiști în recrutare și în IT, iar informațiile pre-generate sunt testate, eficiența lor fiind demonstrată de-a lungul timpului; practic, dacă le folosești, mergi la sigur;
- te ajută să te prezinți ca un profesionist – chiar dacă este un document personalizat, un template de scrisoare de motivație te ajută să-ți prezinți intențiile, aptitudinile și așteptările legate de postul vizat, într-un mod profesionist și performant;
- îți dă posibilitatea să creezi un text ușor de parcurs – având deja o structură prestabilită, completarea unui model de scrisoare este foarte ușoară; totodată, poți folosi și unele elemente grafice, dar fără a abuza de ele.
Cum completezi eficient un model de scrisoare de intenție
Fie că e vorba despre completarea unui model scrisoare de intenție pentru angajare fără experiență, fie că ai în față un model scrisoare de intenție business, folosirea corectă a unui astfel de template este esențială, ca să dea, într-adevăr, un plus de valoare CV-ului tău și să-ți aducă jobul dorit.
Personalizează conținutul, în funcție de profilul companiei și al jobului vizat
Rolul principal al unei scrisori de intenție este să evidențieze calitățile pe care le ai. Citește, însă, cu atenție oferta de job și menționează în document doar acele aptitudini și abilități care sunt relevante pentru profilul jobului respectiv. Reține că angajatorii nu au mult timp la dispoziție și foarte mulți dintre ei se opresc după primul paragraf. Prin urmare, începe-ți scrisoarea cu prezentarea punctelor tale forte, suficient de convingătoare pentru a fi chemat la interviu.
Adaptează informațiile la cerințele ATS
Trăim într-o lume competitivă, într-o continuă schimbare, în care fiecare zi pare o cursă contracronometru. Procesul de recrutare a fost adaptat și el la noile condiții. Astfel, pentru ca angajatorii să nu fie nevoiți să citească sute de CV-uri, mulți dintre ei apelează la sisteme care scanează CV-uri, dar și scrisori de intenție, după criterii foarte clare, prestabilite. Din această perspectivă, este esențial să-ți adaptezi informațiile la cerințele ATS, abrevierea expresiei Applicant Tracking System, adică un Sistem de monitorizare a aplicanților. Iată care sunt câteva reguli de bază, ca să construiești o scrisoare de intenție care să treacă testul ATS:
- redactează scrisoarea, folosind cuvinte-cheie – funcționând ca un motor de căutare, ATS urmărește anumite cuvinte-cheie (keywords), pentru a selecta din start acele documente care sunt relevante pentru cerințele angajatorului; totul pornește de la oferta de angajare; folosește exact aceleași formulări ca în anunț și redactează scrisoarea în limba în care este scris acesta;
- respectă structura specifică unei scrisori de intenție – o scrisoare de intenție nu este o mică nuvelă despre cine ești tu și ce-ai făcut tu deosebit în viață, ci un text oficial în care îți descrii aptitudinile pentru un job și îți exprimi dorința de a face parte dintr-o echipă potrivită pentru tine; pentru ca ATS să recunoască scrisoarea ta drept un document oficial, este bine să respecți următoarea structură:
- titlu scrisoare de intenție – într-un template, titlul scrisorii este pre-generat, ceea ce te scapă de grija formulărilor greșite; orice scrisoare de motivație model european, de exemplu, va conține automat un câmp dedicat identificării expeditorului și a destinatarului;
- formule de adresare scrisoare de intenție – folosește un ton formal și alege formulări oficiale ca „Stimate Domnule/Stimată Doamnă” și evită adresări de tipul „Salut/Salutare/Hello”;
- adaptează conținutul – formulările oficiale sunt de preferat, dar nu uita că ATS-ul funcționează după setări stabilite de angajator; prin urmare, dacă observi că pe site-ul companiei sau în anunțul de angajare adresarea este la persoana a II-a singular sau plural, utilizează același tone of voice;
- scrie o scurtă prezentare despre tine – pune în evidență calitățile care te recomandă pentru postul respectiv; pune accent pe proiectele concrete și pe rezultate, nu pe lucruri generale; dă exemple pentru fiecare dintre aptitudinile la care faci referire;
- include un call-to-action – lasă un îndemn prin care să-l încurajezi pe angajator să te contacteze, pentru a afla detalii despre experiența ta, proiectele în care ai fost implicat;
- încheiere scrisoare de intenție – mulțumește pentru atenția acordată și încheie orice scrisoare de intenție cu formule de tipul „Cu sinceritate/Cu deosebit respect” sau „Gânduri bune/O zi frumoasă”; nu uita ca, la final, să menționezi din nou numele tău complet.
- alege un font potrivit – ATS-ul este o mașină care va citi informația pe care tu i-o dai; asigură-te că folosești un font simplu, care face textul ușor de citit de pe orice dispozitiv, laptop sau smartphone; lasă textul aerisit, ca să poată fi parcurs rapid.
Alege modele de scrisori de motivație, potrivite pentru tine
Există mai multe modele de scrisori de motivație, dintre care poți alege, astfel încât ele să te ajute să redactezi un text relevant pentru jobul la care țintești. Iată câteva exemple de tipuri de scrisori de intenție și contextul în care le poți folosi:
- model de scrisoare de intenție pentru a aplica la un job – este o scrisoare de motivație tradițională, atașată CV-ului; pune accentul pe aptitudinile și pregătirea profesională relevante pentru profilul jobului respectiv;
- model de scrisoare de intenție cu referințe – poți atrage atenția angajatorului prin prezentarea unor proiecte la care ai lucrat cu anumite persoane; urmărește profilul companiei și menționează doar numele care sunt relevante pentru respectivul domeniu de activitate;
- model de scrisoare de intenție prin email – în unele cazuri, poți trimite CV-ul prin e-mail, însoțit de scrisoarea de intenție;
- model de scrisoare de intenție de tip „networking” – poate fi folosit atunci când îți cauți un job și te adresezi colegilor sau foștilor colegi, partenerilor de proiecte, oamenilor pe care i-ai cunoscut la diverse conferințe sau prin intermediul rețelelor profesionale.
Apoi, în funcție de nivelul de pregătire cerut de angajator, poți opta pentru un template de scrisoare de intenție care să pună accentul pe:
- call-to-action – dacă este vorba despre un job pentru care se cer calificări deosebite;
- studii – pentru pozițiile entry-level, sunt utile scrisorile de intenție concentrate pe cunoștințele dobândite de-a lungul timpului;
- creativitate – sunt scrisori de intenție care încep printr-o poveste din viața reală, care te-a marcat sau care reflectă aptitudini și abilități deosebite; sunt folosite pentru a aplica la joburi din domeniul artistic;
- rezultate – dacă vizezi un job în marketing sau în domeniul vânzărilor, este important să alegi un model de scrisoare de motivație care pune accentul pe rezultatele pe care le-ai obținut de-a lungul timpului, în diverse proiecte în care te-ai implicat.
Ce poți și ce nu poți scrie într-o scrisoare de intenție
Pentru a redacta o scrisoare de intenție reușită, este important să folosești un template cu format pre-generat, dar și să ții cont de câteva recomandări ale specialiștilor în domeniul recrutărilor, în ceea ce privește lucrurile pe care le poți scrie sau nu într-un astfel de document.
Ce poți scrie într-o scrisoare de intenție:
- menționează ce te face pe tine să fii unic, față de alți candidați, dar punând accent pe calitățile tale, nu pe minusurile celorlalți;
- răspunde la întrebarea: „De ce ar trebui să te angajez tocmai pe tine?”;
- dă exemple relevante pentru experiența ta profesională și performanțele avute;
- poți folosi formule de adresare generale, dar este mai bine să cauți numele persoanei căreia i te adresezi și să-i scrii direct;
- scrie un text personalizat, nu copia un model de pe internet, pentru că originalitatea este apreciată de angajator.
Ce nu poți scrie într-o scrisoare de intenție:
- la fel ca CV-ul, și scrisoarea de intenție te reprezintă; scrie un text cursiv, coerent și corect din punct de vedere gramatical; nu ai nicio scuză pentru greșeli și cine îți va citi textul, te va taxa pentru asta;
- nu scrie foarte mult; o pagină de text este mai mult decât suficientă;
- nu repeta informațiile pe care deja le-ai menționat în CV;
- nu exagera cu glumele sau cu limbajul informal, nici măcar atunci când îți exprimi intenția de a te angaja la un start-up;
- nu uita cui te adresezi, dacă folosești același model de scrisoare de intenție, adaptează textul și numele persoanelor cărora li te adresezi.
Scrisoarea de intenție este la fel de importantă în procesul de recrutare ca și CV-ul în sine. Ea vine să completeze informațiile prezentate deja în CV și nu este un rezumat al acestuia. Ca să te asiguri că respecți structura specifică unui astfel de document și că scrisoarea ta va fi o prezentare profesionistă, folosește un template de scrisoare de intenție potrivit nevoilor tale. Astfel, îți crești șansele de a fi chemat la interviu și de a obține jobul dorit.
Sursa foto: Shutterstock
Autor: Alves Lucas
10 May 2021
