Autor: Vladimir Desliu
Înainte de a pleca în concediu de odihnă, printre ultimele lucruri pe care le faci de obicei se numără închiderea laptopului, setarea statusului de „plecat” și… scrierea unui e-mail Out of Office. Deși pare un detaliu minor, un astfel de mesaj automat poate face o mare diferență – atât pentru tine, cât și pentru cei care încearcă să te contacteze în perioada de absență. Un e-mail Out of Office (sau „răspuns automat în concediu”) are două scopuri principale:
- să informeze persoanele care îți scriu că nu ești disponibil(ă) temporar.
- să le ofere o soluție de contact alternativă, dacă au o urgență.
Un mesaj bine redactat transmite profesionalism, claritate și grijă față de interlocutori. În plus, îți oferă ție liniștea de care ai nevoie pentru a te deconecta complet. În loc să revii din concediu cu inboxul plin de mesaje marcate „urgent”, un răspuns automat bine gândit îi ghidează pe ceilalți către persoanele potrivite și le setează așteptările din timp.
Indiferent dacă lucrezi într-un mediu corporativ, într-o companie mică sau într-un start-up creativ, tonul și conținutul mesajului tău Out of Office pot fi adaptate contextului. În continuare, ți-am pregătit 5 exemple de e-mailuri Out of Office care te vor ajuta să comunici clar, elegant și eficient, pentru a te bucura de un concediu liniștit, fără griji și fără e-mailuri urgente care să-ți strice relaxarea.
E-mail Out of Office formal – ideal pentru comunicarea cu partenerii de afaceri
Dacă lucrezi într-un mediu corporativ sau colaborezi cu clienți importanți, un ton profesionist este esențial. Un mesaj formal transmite seriozitate, dar și o atitudine proactivă în gestionarea comunicării și menținerea unui networking eficient.
Exemplu:
Subiect: Out of Office – [Numele tău]
Bună ziua,
Vă mulțumesc pentru mesajul dumneavoastră. În perioada [data început] – [data sfârșit], voi fi în concediu și nu voi avea acces regulat la e-mail.
Pentru chestiuni urgente, vă rog să îl contactați pe [nume coleg] la adresa [email coleg] sau la numărul [telefon coleg].
Voi reveni cu răspunsul meu imediat ce revin la birou, în data de [data întoarcerii].
Cu stimă,
[Numele tău complet]
[Funcția] – [Compania]
Este clar, politicos și oferă o soluție concretă de contact alternativ, fără a încărca mesajul cu informații inutile.
E-mail Out of Office prietenos – pentru un ton cald și apropiat
Dacă lucrezi într-o echipă mică, într-un domeniu creativ sau într-o companie cu o cultură relaxată, poți adopta un ton mai natural și prietenos. Scopul este același – claritate și informare – dar cu o notă personală. Ține seama de poziția ta în organigrama firmei și adaptează tonul la postul pe care-l ocupi:
Exemplu:
Subiect: Sunt în vacanță! 🌴
Salut!
În perioada [data început] – [data sfârșit], mă bucur de câteva zile de relaxare și voi fi departe de inbox.
Dacă este ceva urgent, colegul meu [nume coleg] te poate ajuta – îl găsești la [email coleg].
Revin cu energie și răspunsuri începând cu [data întoarcerii].
Mulțumesc pentru înțelegere și îți doresc o zi frumoasă!
[Numele tău]
Transmite că ești disponibil(ă) și amabil(ă), dar în același timp stabilește limite clare. Acest tip de mesaj este potrivit pentru comunicare B2C (business to client).
E-mail Out of Office scurt și eficient – pentru cei care preferă concizia
Dacă nu vrei să oferi multe detalii sau preferi un stil direct, alege un model scurt și clar.
Exemplu:
Subiect: Răspuns automat – Concediu
Bună ziua,
În perioada [data început] – [data sfârșit], nu sunt disponibil(ă).
Pentru urgențe, vă rog să îl contactați pe [nume coleg] la [email coleg].
Voi reveni la birou în data de [data întoarcerii].
Mulțumesc,
[Numele tău]
Este politicos și la obiect, potrivit pentru profesioniștii care preferă să comunice rapid și eficient. Printr-o abordare adecvată, scapi de stresul de la locul de muncă, de fiecare dată când pleci în concediu.
E-mail Out of Office creativ – pentru cei care vor să iasă din tipare
Sursa foto: Shutterstock
Un mesaj Out of Office poate fi și o modalitate de a-ți arăta personalitatea sau de a aduce un zâmbet pe chipul destinatarului. Tonul relaxat și umorul moderat fac minuni în contextul potrivit.
Exemplu:
Subiect: În vacanță, fără Wi-Fi și fără griji 😎
Salutare!
În perioada [data început] – [data sfârșit], mă bucur de un concediu binemeritat, departe de laptop și de e-mailuri.
Dacă ai nevoie de ajutor urgent, colegul meu [nume coleg] este super-eroul de serviciu – îl poți contacta la [email coleg].
Revin cu povești, energie și răspunsuri proaspete în data de [data întoarcerii].
Cu zâmbet,
[Numele tău]
Este memorabil și uman. Lasă o impresie plăcută și prietenoasă, mai ales dacă lucrezi în marketing, media sau comunicare.
E-mail Out of Office bilingv – pentru colaboratori internaționali
Dacă interacționezi cu parteneri din afara țării, un mesaj bilingv arată profesionalism și respect. Evită confuziile și acordă atenție detaliilor comunicate.
Exemplu:
Subiect: Out of Office / Plecat(ă) în concediu
Bună ziua,
În perioada [data început] – [data sfârșit], sunt în concediu și nu voi putea răspunde la e-mailuri.
Pentru urgențe, vă rog să contactați pe [nume coleg], la [email coleg].Revin la birou în data de [data întoarcerii].
Vă mulțumesc!
—
Hello,
I am currently out of the office, on vacation, from [start date] to [end date].
For urgent matters, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email].I’ll be back on [return date].
Thank you!
[Numele tău] / [Your Name]
Este clar, accesibil pentru toți colaboratorii, transmite seriozitate și adecvare la specificul business-ului. Poți utiliza acest mesaj și dacă ești freelancer și vrei să întrerupi activitatea profesională pentru o binemeritată vacanță.
Sursa foto: Shutterstock
| Tip e-mail Out of Office | Ton recomandat | Potrivit pentru | Elemente cheie | Avantaje principale | Exemplu de utilizare |
|---|---|---|---|---|---|
| Formal | Profesionist, politicos | Companii mari, parteneri de afaceri, clienți corporate | Perioada concediului, date de contact alternativ, semnătură completă | Inspiră seriozitate și profesionalism | Manageri, consultanți, departamente corporate |
| Prietenos | Cald, natural | Start-up-uri, echipe creative, medii informale | Salut prietenos, ton relaxat, detalii de contact | Creează o conexiune umană, păstrând claritatea | Freelanceri, agenții de marketing, ONG-uri |
| Scurt și eficient | Neutru, direct | Roluri executive, domenii tehnice, poziții de decizie | Perioada, coleg de contact, dată de revenire | Rapid, clar, ușor de înțeles | Directori, coordonatori de proiecte |
| Creativ | Jucăuș, original | Domenii de creație, media, comunicare | Ton pozitiv, emoji-uri moderate, umor subtil | Memorabil, transmite personalitate | Designeri, copywriteri, specialiști social media |
| Bilingv | Formal și clar | Companii internaționale, parteneri străini | Mesaj în română + engleză, structură clară | Demonstrează profesionalism global | HR, sales, management internațional |
Întrebări frecvente despre e-mailurile Out of Office
Ce înseamnă un e-mail „Out of Office”?
Un e-mail Out of Office este un mesaj automat trimis de sistemul tău de e-mail atunci când ești plecat(ă) în concediu sau indisponibil(ă). Scopul său este să informeze expeditorii că nu poți răspunde imediat și să le ofere o persoană de contact alternativă, dacă este cazul.
Când ar trebui să setezi un mesaj Out of Office?
Ideal este să setezi mesajul cu cel puțin o zi înainte de plecarea în concediu, astfel încât oricine îți trimite e-mailuri în acea perioadă să primească imediat informația. Poți seta și o dată de final, pentru ca mesajul să se dezactiveze automat când revii la birou.
Ce ar trebui să includă un e-mail Out of Office?
Un mesaj Out of Office eficient trebuie să conțină:
- perioada în care ești plecat(ă);
- o persoană de contact alternativă (nume, e-mail, telefon);
- data exactă la care vei reveni;
- un ton potrivit mediului tău de lucru (formal, prietenos, creativ).
Bonus: poți adăuga o notă personală sau o urare simplă, pentru a menține o relație pozitivă cu interlocutorii.
Ar trebui să scriu diferit pentru clienți și colegi?
Da. Pentru clienți sau parteneri de afaceri, e indicat să folosești un ton formal și profesionist. Pentru colegii din echipă, poți alege un mesaj mai relaxat sau chiar amuzant, atâta timp cât păstrezi claritatea informațiilor. Astfel dovedești că ai soft skills, abilități interpersonale care te ajută să interacționezi eficient cu ceilalți.
Cum scriu un e-mail Out of Office bilingv?
Dacă lucrezi într-un mediu internațional, este recomandat să redactezi mesajul atât în română, cât și în engleză. Începe cu versiunea în română, urmată de traducerea în engleză. Astfel, eviți confuziile și demonstrezi respect pentru toți destinatarii tăi.
Ce se întâmplă dacă nu setez un mesaj Out of Office?
Dacă nu setezi un răspuns automat, expeditorii nu vor ști că ești plecat(ă), ceea ce poate duce la confuzii, frustrări sau pierderea unor oportunități. În plus, riști să te întorci din concediu cu zeci de e-mailuri „urgente” pe care le-ai fi putut delega din timp. Un mesaj Out of Office simplu te poate scuti de stres și îți asigură o pauză liniștită.
Pot include linkuri în e-mailul Out of Office?
Da, atâta timp cât sunt utile și sigure. Poți adăuga, de exemplu, un link către un formular de contact, o pagină de suport sau calendarul colegului care te înlocuiește. Evită linkurile promoționale – mesajul trebuie să rămână informativ, nu comercial.
Cum pot face ca mesajul Out of Office să sune mai natural?
Folosește un ton autentic, apropiat de felul în care comunici de obicei. Evită formulările prea rigide sau expresiile standard de tip „Acest mesaj este generat automat…”. Poți adăuga o notă personală („Revin cu energie după câteva zile la munte!”) pentru a-l face mai uman, dar păstrează totuși profesionalismul.
Un e-mail Out of Office nu este doar o formalitate, ci o parte importantă a comunicării profesionale. Indiferent de stilul pe care îl alegi – formal, prietenos sau creativ – acest mesaj arată că respecți timpul celorlalți și îți gestionezi responsabil absența. Alege modelul potrivit stilului tău, setează-l din timp și pleacă liniștit(ă) în vacanță. Cu un răspuns automat bine redactat, te poți bucura pe deplin de concediu, știind că mesajele tale sunt în siguranță – și că profesionalismul tău se menține chiar și atunci când ești offline.
Autor: Vladimir Desliu
20 January 2026
