Autor: Alves Lucas
Multă vreme, meseria de secretară a fost privită, pe nedrept, ca fiind un post destinat exclusiv femeilor cu studii medii, care arată bine și știu să-și construiască relații cu șefii. S-a mai spus, de-a lungul timpului, că secretara este cea care știe totul într-o companie și că e indicat să te înțelegi bine cu ea, dacă vrei să afli ultimele noutăți. Dincolo de toate aceste clișee, munca unei secretare presupune activități administrative, organizatorice, manageriale și de marketing, în subordinea directă a unui director de firmă sau șef de departament.
În cele ce urmează, ți-am pregătit un scurt ghid despre ce presupune meseria de secretară, de ce calități ai nevoie, care sunt principalele responsabilități și ce salariu ai putea avea, în cazul în care te interesează un astfel de job.
Meseria de secretară – descriere generală
Modele de fișe de post – Asistent Manager și Secretară
Cât poți câștiga dacă te angajezi ca secretară
Ce pregătire îți trebuie pentru un post de secretară
Ce face o secretară – responsabilități/atribuții
Meseria de secretară – descriere generală
Nu există o definiție universal valabilă pentru meseria de secretară, decât în măsura în care, indiferent de context, ea presupune prezența permanentă și implicarea în toate activitățile organizate de conducerea instituției sau a companiei.
Funcția în sine este descrisă în fișa postului, cu respectarea contractului individual de muncă și a regulamentului de ordine interioara. Evaluarea performanțelor se realizează după criterii care includ:
- gradul de pregătire – de bază, cursuri de specialitate;
- experiența în domeniu;
- gradul de dificultate;
- abilitatea de a lucra cu echipamente performante, o bună cunoaștere a noilor tehnologii și a mijloacelor moderne de comunicare;
- cunoașterea temeinică a cel puțin unei limbi de circulație internațională;
- riscurile pe care le presupune exercitarea atribuțiilor – dacă e doar muncă de birou sau și de teren.
Tipuri de funcții de secretară pentru care poți opta
Toate cerințele pentru un astfel de post depind de specificul și de nevoile angajatorului. În principiu, dacă vrei să fii angajată ca secretară, poți candida pentru mai multe tipuri de funcții, cum ar fi:
- secretară ucenică – dactilografiezi scrisori și alte documente, preiei mesajele, te ocupi de corespondența prin fax, e-mail și poștă; nu ai responsabilități;
- secretară entry level – dactilografiezi corespondența, editezi texte pe computer, preiei mesajele, gestionezi corespondența, te ocupi de chestiuni legate de protocolul firmei, organizezi ședințe și conferințe; ai responsabilități limitate;
- asistentă personală – de obicei, este vorba despre un post de subalternă a unui director executiv; organizezi activitatea șefului, gestionezi corespondența în limba maternă și nu numai, ai cunoștințe temeinice de calculator, întocmești rapoarte, referate, broșuri, organizezi agenda directorului, gestionezi evenimente care au loc în afara sediului companiei, te ocupi de partea administrativă a călătoriilor de afaceri, îți trebuie cunoștințe de contabilitate, participi la întâlniri de afaceri; ai responsabilități care îți permit să ai acces la actul de conducere;
- asistent manager – lucrezi în sfera conducerii companiei și ești în subordinea unui director general sau a unui manager; supraveghezi îndeplinirea atribuțiilor secretarelor ucenice sau entry level, coordonezi activitatea personalului administrativ (curieri, șoferi, personal de serviciu), traduci din limbi de circulație internațională, organizezi protocolul de ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri, cursuri de perfecționare profesională, poți primi delegare de autoritate și să iei decizii în numele șefului tău, analizezi și evaluezi activitatea de secretariat, te ocupi de recrutarea personalului din subordinea ta, ai posibilitatea de a avansa; responsabilitățile sunt foarte mari.
Bineînțeles, pe lângă aceste tipuri de joburi, mai sunt și altele care implică o pregătire complexă și atribuții pe măsură și la care poți accede prin concurs și având experiență în domeniu. Printre ele, pot fi menționate funcțiile de: secretară șefă, șefă de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de sănătate, învățământ și lista poate continua.
Modele de fișe de post – Asistent Manager și Secretară
În funcție de specificul postului și de nevoile angajatorului, fisa postului poate fi mai simplă sau mai complexă. Unele companii sau instituții ale statului îți pot cere studii de specialitate, cum ar fi anumite cunoștințe de contabilitate, marketing, management sau experiență în domeniul de activitate. Reține că, în funcție de politica firmei la care te angajezi, denumirea postului poate diferi și te poți numi secretară, asistent manager sau asistentă personală.
Atenție, însă! Titulatura funcției poate fi înșelătoare, în ceea ce privește atribuțiile pe care le vei îndeplini. Cu alte cuvinte, poți întâlni o ofertă de job de Asistent Manager cu cerințe minime și una pentru un post de secretar-șef în domeniul învățământului care îți va solicita o pregătire complexă și câtiva ani de experiență. Ca să știi la ce te poți aștepta de la un post de secretară, ai mai jos două modele de astfel de documente.
Model de fișă de post – Asistent Manager
Dacă te interesează un post de Asistent Manager, iată cum ar putea arăta fișa postului tău.
Model de fișă de post – Secretară
Dacă vrei să obții un post de secretar-șef în domeniul învățământului, de obicei, va trebui să participi la un concurs, iată cum ar putea arăta fișa postului tău.
Dacă postul de sercretară sau de asistentă personală ți se pare potrivit pentru tine, descoperă cele mai noi oferte pe OLX aici.
Cât poți câștiga dacă te angajezi ca secretară
Salariul de secretară variază în funcție de mai multe criterii. În primul rând, depinde de complexitatea jobului, pentru că una este să fii o simplă secretară într-o firmă mică și să nu ți se ceară altceva decât să organizezi agenda managerului și să te ocupi de chestiunile administrative și alta este să ți se solicite să te implici în coordonarea tuturor acțiunilor din companie, să asiști la ședințele de management și să gestionezi un întreg calendar de evenimente.
Potrivit specialiștilor din domeniul recrutării forței de muncă, există și alți factori care influențează valoarea salariului de secretară:
- regiunea în care lucrezi – de obicei, veniturile salariale din București sunt mai mari decât în restul țării; dacă obții un astfel de post în Capitală, poți câștiga de la 2.000-2.500 de lei net (bani în mână) în sus , însă în zone mai puțin dezvoltate din țară, e posibil să nu depășești, în medie, 2.000 de lei net lunar;
- nivelul de experiență – dacă nu ai niciun fel de experiență în domeniu, salariul mediu net lunar poate porni de la 1.500 de lei, în București;
- studii și dimensiunea companiei – sunt firme din mediul privat, dar și instituții ale statului, unde salariul unei secretare sau al unui asistent manager poate ajunge și la 1.500 de euro (în jur de 7.000 de lei pe lună), potrivit specialiștilor din domeniul recrutării forței de muncă.
Ce pregătire îți trebuie pentru un post de secretară
Meseria de secretară presupune din ce în ce mai multe atribuții și competențe și, implicit, dacă vrei un post bine plătit și cu posibilitatea de a evolua profesional, ai nevoie de o pregătire excelentă și de experiență.
Ce studii îți trebuie pentru un post de secretară
Depinzând de tipul funcției de secretară pe care îl dorești, ți se vor cere, în principiu, următoarele studii, însă este posibil să fie și alte pretenții:
- studii medii, cu diplomă de bacalaureat;
- școala postliceală sau cursuri pentru secretare;
- absolvirea cursurilor unui colegiu care pregătește cursanți/elevi pentru posturile de secretară sau asistent manager;
- studii superioare – Facultatea de Drept, Academia de Studii Economice;
- cursuri de specialitate – contabilitate, marketing, management;
- atestate – pentru limbile străine;
- certificate – pentru operarea programelor de calculator.
De ce calități ai nevoie pentru un post de secretară
Dincolo de studiile în sine, pentru o secretară sunt foarte importante competențele pe care le are. Prin urmare, dacă te gândești la ocuparea unui astfel de job, vei avea nevoie de anumite calități, cum sunt și cele de mai jos:
- bun organizator – va trebui să gestionezi agende de evenimente, să te ocupi de organizarea de evenimente, de respectarea regulilor de protocol;
- rezistență la stres – odată ce accepți un astfel de job, îți asumi că trebuie să fii rezistenta la stres, pentru că vor exista unele perioade foarte aglomerate; va trebui să te adaptezi oricărei situații și să găsești soluții pentru toate probleme care apar;
- capacitate mare de concentrare – o secretară bună poate fi descrisă ca fiind multitasking, adică rezolvă foarte multe lucruri în același timp și foarte repede; pentru aceasta, este obligatoriu să te poți concentra foarte bine;
- bun comunicator – ca secretară, va trebui să gestionezi corespondența și să elaborezi răspunsuri; apoi, nu ești un om care lucrează de unul singur, ci într-o echipă și este esențial să colaborezi cu toate departamentele companiei;
- răbdare, încredere și punctualitate – sunt calități care nu îți pot lipsi dacă vrei să obții un astfel de job, pentru că munca ta presupune meticulozitate, precizie, un bun simț de observație, seriozitate și respectarea deadline-urilor;
- conduită elegantă – indiferent ce tip de secretară ești, reprezinți imaginea instituției sau a companiei care te-a angajat.
Ce face o secretară – responsabilități/atribuții
Atribuțiile unei secretare s-au schimbat foarte mult de-a lungul timpului, odată cu dezvoltarea tehnologiilor și cu apariția unor noi valori în companiile și instituțiile moderne. În principiu, însă, ca secretară, va trebui să-ți asumi următoarele responsabilități:
- gestionarea agendei managerului direct;
- planificarea orarului de lucru al directorului;
- verificarea corespondenței electronice și fizice;
- formularea unor răspunsuri competente atât în limba română, cât și în una sau mai multe limbi de circulație internațională, la e-mail-urile primite de la clienții companiei;
- organizarea meeting-urilor personalului la biroul directorului;
- întocmirea corespondenței și a altor documente, reglementări, regulamente, statute, împreună cu departamentele de HR și cel Juridic și capacitatea de a căuta și de a găsi informații în aceste acte, dacă există vreo solicitare în acest sens;
- încheierea minutelor la întruniri și pregătirea documentelor necesare pentru acestea și după acestea, în funcție de cerințe;
- participarea la training pentru alți angajați din cadrul serviciului de secretariat;
- rezolvarea problemelor administrative în cazul unor evenimente organizate în afara firmei – rezervări pentru cazare, cumpărarea biletelor de avion sau pentru alte mijloace de transport, comunicarea cu alte departamente ale companiei pentru asigurarea diurnei etc.
Așadar, chiar dacă, la prima vedere, meseria de secretară pare accesibilă oricui, ea presupune foarte multă responsabilitate. Dincolo de studiile în sine, mai importante sunt abilitățile de comunicare, organizare și de gestionare a situațiilor de criză.
Dacă te gândești să începi un job de secretară sau de asistentă personală, trebuie să știi că rolul tău va fi destul de important și va cere implicare totală în ceea ce faci. Indiferent dacă îți dorești acest job în țară sau în străinătate, intră pe olx.ro și află mai multe detalii despre ofertele actuale.
Sursa foto: Shutterstock
Autor: Alves Lucas
17 January 2020
Ultima editare: 24 February 2020
